Toyota Kültürü ve Sağlık Kurumlarında Yalın Yönetim

Kavramın temelleri, Japon otomobil üreticisi Toyota 1945’ten itibaren uzun yıllar boyu yalın yaklaşımı esas alan Toyota Üretim Sistemi’nde aranmalıdır. Toyota ihtiyaçları doğrultusunda ve içinde bulunduğu duruma uyan yöntemleri kullanarak ve geliştirerek kendi sistemini yaratmıştır. 1990’lı yıllarda, yalın yaklaşım üretim sektörü dışındaki birçok sektörde uygulama alanı bulmuştur.

Yalın düşüncenin temelinde israf ve kayıpların ortadan kaldırılması ve sürekli iyileştirmenin sağlanması yer almaktadır. Türkiye’de Yalın Yaklaşım 1990’lardan beri bilinmekte ve uygulama örnekleri giderek artmaktadır. Önceleri sadece bağımsız tekniklerin kullanılması şeklinde ortaya çıkan uygulamalar, giderek bütünlüklü bir sistem yaklaşımına dönüşmektedir. Ekonomik krizlerin ve ihracat pazarlarına açılmanın da etkisiyle firmalar mevcut iş yapma yöntemlerini değiştirmek zorunluluğunu daha fazla hissetmektedirler.

Neden Hastanelerde Yalın Yönetim

Dünya bankası verileri; “Gayri Safi Milli Hasıla” (GSMH) içinde sağlığa ayrılan payın ülkeler bazında arttığını göstermektedir. Kişi başı gelirlerin de önemli bir kısmı sağlık harcamalarına ayrılmış durumdadır. Şu bir gerçektir ki; sağlık hizmetlerinin ve teknolojilerinin gelişimi ile birlikte sağlık harcamaları ve sağlık kuruluşlarının maliyetleri de artmaktadır. Türkiye’de toplam sağlık harcamalarının GSYİH içindeki payının yıllar içinde düzenli bir şekilde arttığı görülmektedir. Bu durum Türkiye’de sağlık hizmetlerinin yaygınlaşması ve buna bağlı olarak sağlık hizmetlerinde ve harcamalarında meydana gelen artış olarak da değerlendirilebilir.

Sağlık hizmetleri sunumunda maliyetlerin yüksek olması, israfın; beklemelerin, kayıpların, kusurların ve hataların varlığı nedeniyle yalın yönetim felsefesi sağlık sektöründe de yerini almıştır. Yalın yönetim yalın üretim ile sağlanır. Yalın üretim en az kaynakla en kısa zamanda en ucuz ve hatasız üretimi gerçekleştirmektir. Ülkemizde giderek artan sağlık hizmet harcamalarını öncelikle ilaç, tetkik, tıbbi girişim araç ve gereçleri oluşturmaktadır. Bu alanda tüketilen ilaç, araç, gereç, malzeme ve cihazların hemen hepsinin ithal edildiğini hesaba katarsak yukarıda belirtilen hususlar ile birlikte düşünüldüğünde süreç önlemler alınmadığı sürece sürdürülebilir değildir.

Sağlık Sektöründe Yalın Uygulamalara değinmek gerekirse; denetlenemeyen fiyat politikaları, hasta ve çalışan memnuniyetsizliği gibi sorunların yanı sıra sisteme dayalı sıkıntılar ve israflarla başa çıkmak zorunda kalan ve her yıl milyonlarca Lira’nın, hatalı tedavi ya da ilaç kullanımı sonucu boşa harcandığı sağlık sektörüne yalın yaklaşım gerekmektedir.

Sağlık hizmeti sunumunda hata yapmamak neredeyse imkansız iken hata oranları azaltılabilmektedir. Süreçte iyileştirme yapabilmek için öncelikle sorunları tespit etmek gerekir. Hal böyle iken işletmelerde kullanılan yalın yönetim araçlarının sağlık hizmeti sunan kuruluşlarda kullanarak yalın yönetim sürecini yönetmek mümkündür.

Yalını, sağlık bakım hizmetlerine daha uygulanabilir kılmada kritik faktör çalışanı güçlendirme ve yalın teorinin özünde yer alan aşamalı ve sürekli gelişmedir. Hastane organizasyonları günümüzde, artan sağlık hizmeti alma talebini karşılamak için yetersiz kalabilmektedir. Bunun nedeni, genelde sağlık kuruluşlarında var olduğu iddia edilen; fiziki yetersizlik, yetişmiş insan gücü noksanlığı ve malzeme maliyetleri olarak ifade edilir. Oysa ki, talep aşamasından taburculuğa kadar var olan sürecin tasarımı uygun mudur? İşte Yalın Yaklaşım için sorgulanması gereken nokta burasıdır. “Süreç Yönetimi” bu noktada devreye girecektir ve temel yaklaşımı süreç performansının ölçülmesidir. Ölçülemeyen hiçbir süreç yönetilebilir değildir. Sübjektif bir bakış açısıyla problem yaşanmadığı düşünülen süreçler veri elde edildiğinde görülecektir ki, her zaman bir iyileştirme fırsatlarına sahiptir. En iyi tasarıma sahip oldukları düşünülen dönemler dahi, aslında bütün süreçler her zaman iyileştirmeye açıktır.

Hastaneler için tanımlanan sekiz israf türü vardır. Bunlar;

1. Hatalar
2. İhtiyaçtan Fazla Üretim
3. Gereksiz Malzeme Hareketi
4. Bekleme
5. Fazla Stok
6. Gereksiz İnsan Hareketi
7. Gereğinden Fazla İşlem
8. İnsan Potansiyeli olarak tanımlanırlar.

Türkiye’de Yalın Sağlık Uygulama Örnekleri

1) Poliklinik Süreci Değer Akış Haritası Oluşturulması ve Süreç Akışı İyileştirme Projesi:
Proje sonunda: projenin uygulandığı poliklinikte hasta bekleme süreleri %46 azalmış; hekim başı günlük muayene edilen hasta sayısı %34 artmış; hasta memnuniyeti, %7, çalışan memnuniyeti ise %9 artmıştır.

2) Eczane Hizmeti Süreci İyileştirme Projesi:Proje sonunda: günün ilk toplu orderlarında iyileştirme öncesi saat 14:00 kadar süren ilaç hazırlama süresi saat 11:00’a çekilmiş; teknisyenlerin ortalama ilaç hazırlama süresi 32 dk/klinik den 26 dk/klinik’e düşmüş; proje sürecinde emekli olan 1 eczacı ve 5 teknisyenin yerlerine yeni eleman alınmamış, tüm bu kazanımlara karşın çalışan memnuniyeti proje öncesine oranla %6 artmıştır.

3) Faturalarımızda SGK kesinti oranlarının düşürülmesi projesi:
Proje sonunda: Taburcu olan hastaların epikriz yazım süreleri 21 günden 2 güne inmiş; ortalama 31 günde kesilen hasta faturaları 16 günde faturalandırılmaya başlanmış; Medula Uygunluk Kontrolünde %27 olarak saptanan hata oranı %6’ya düşürülmüş ve daha sonra dört personelin görev yaptığı bu süreç aşaması tamamen ortadan kaldırılarak dört personel farklı alanlarda kullanılmış; Pilot projenin yürütüldüğü klinikte fatura edilen evrak sayısı aylık ortalamaları 278’den 303’e, evrak tutarları 875 bin TL den 1.031 bin TL ‘ye çıkartılarak, aylık %17,5 artış sağlanmıştır.

Kaynak

lean.org

Yalın Yönetiminin Sağlık Sektöründe Uygulanabilirliği Neslihan Şimşek İnönü Üniversitesi