Kıyaslama Tekniği ( Benchmarking )

Kıyaslama tekniği (Benhmarking), bir işletmenin bilinçli ve sürekli olarak stratejilerini, ürünlerini veya süreçlerini, konusunda en iyi olan diğer işletmelerle karşılaştırarak onlardan öğrenmesi ve öğrendiklerini uygulayarak performansını arttırmaya çalışması sürecidir.

Benchmarking seçilen konuda “en iyi” olabilmek için kendi ürünlerini, hizmetlerini ve uygulamalarını, rakipleri ya da endüstrinin önde gelen diğer şirketleri ile beraber değerlendirerek gelişme sürecidir.

Kıyaslama Türleri

Kıyaslamanın kimlerle yapıldığına ve neyin kıyaslandığına bağlı olarak farklı türler ortaya çıkmaktadır.

Kimlerle Yapıldığına Göre;

• İşletme içi kıyaslama,
• Rekabetçi kıyaslama
• Fonksiyonel kıyaslama
• Genel kıyaslama

İşletme İçi Kıyaslama

Bu kıyaslama türünde organizasyonun kendi içinde işlemler ve süreçler arasında kıyaslamalar yapılarak en iyi uygulamalar tespit edilmeye çalışılır.

Rekabetçi Kıyaslama

Bu yöntemde rakip şirketlerle kıyaslamalar yapılarak, en iyi uygulamalar tespit edilir ve organizasyona uyarlanmaya çalışılır.

Fonksiyonel Kıyaslama

Bu yöntem, rekabetçi kıyaslamada olduğu gibi, organizasyon dışı bir kıyaslama tekniğidir. Fonksiyonel kıyaslamada pazarda şirkete rakip olmayan, bir başka konuda faaliyet gösteren, süreçleri iyi düzenlenmiş şirketlerin işlemleri, fonksiyonları ve süreçleri analiz edilir, tespit edilen en iyi uygulamalar organizasyona uyarlanmaya çalışılır.

Genel Kıyaslama

Bu yöntemde dünya çapında başarılı olmuş şirketlerin ve organizasyonların yapı, sistem ve süreçleri hakkında genel bir takım bilgiler edinilmeye çalışılır ve bunların organizasyona uyarlanması için çaba harcanır.

Neyin Kıyaslandığına Göre;

• Performans kıyaslama
• Süreç kıyaslama
• Stratejik kıyaslama

Performans Odaklı Kıyaslama

En eski ve en sık rastlanan kıyaslama çalışmasıdır. Ürünlerin yada hizmetlerin doğrudan karşılaştırılması, performans odaklı kıyaslamanın temelini oluşturur. Özellikle ürünlerin parçalarına ayrılması ve dikkatlice incelenmesini içeren bir uygulamadır.

Süreç Odaklı Kıyaslama

Süreç yada proses odaklı kıyaslamada mükemmelliği ile tanınan bir işletmenin seçilen süreci nasıl gerçekleştirdiği incelenir ve sonuçları kendi işletmemize uyarlanır.

Stratejik Kıyaslama

Genel olarak stratejik kıyaslama, şirketlerin nasıl rekabet ettiklerini inceler. Stratejik kıyaslamanın amacı, başarılı olarak kabul edilen işletmelerin ardında yatan stratejiyi ortaya çıkarmaktır.

Benchmarking Süreci

Hangi Süreçlerin Kıyas Edileceğine Karar Vermek ve Bu Alanda Üstün Performans Gösterenleri Seçmek

• Bu aşamada hangi süreçler üzerinde benchmarking yapılacağı kararını verecek kıyaslama grubu
oluşturulur. Bu grup işletmenin bütün süreçlerini inceler. İşletmeyi başarıya götürecek kritik süreçler öncelikle seçilir. “Benchmarking yapma konusunda en iyi işlemleri, süreçleri ve ürünleri seçmek için yedi anahtar vardır.”

Bilgilerin Toplanması ve Gerekli Analizlerin Yapılması

• Bu aşamada, benchmarking yapılacak süreçlerle ilgili üstün performans gösteren işletmeler belirlenir. Bu, rakip bir firma olabileceği gibi, değişik sektörden bir firma da olabilir. Hatta aynı işletme grubu içinde departmanlar veya birimler arasında benchmarking yapılabilir. Önemli olan en iyiyi bulmaktır. En iyi kavramı arayana göre değişir. En iyi bulunduktan sonra onunla ilgili bilgiler toplanır ve bunlar analiz edilir. Analizler sonucu odaklanan konudaki en iyiler belirlenmiş olur.

Kıyaslama Yapmak ve Farkları Bulmak

• Birinci aşamada kendi süreçlerimizle ilgili bilgiler ile, ikinci aşamada Benchmarking ortağı olarak belirlenen işletme ile işletmemizin kıyaslaması yapılarak nelerin nasıl yapıldığı karşılaştırılır ve farklar bulunur. Diğer bir ifade ile boşluk tespiti yapılır. “Bu farkların tespitinde gerekirse beyin fırtınası tekniği kullanılır ve sonuçlar çizelgeler halinde gösterilir.”

Performans Hedefini Belirlemek ve Eylem Planını Uygulamak

• Bir önceki aşamada belirlenen boşlukları kapatmak için yapılması gerekenler hedef olarak belirlenir. Bu
hedeflere nasıl ulaşılacağını belirleyen planlar hazırlanır. Bu planlara çalışanların katılımını sağlamak için, birlikte hareket edilir.

Uygulama Sonuçlarını Almak ve Yeniden Benchmarking Yapmak

• Dördüncü aşamadaki eylem planları uygulanarak sonuçlar alınır. Bu sonuçlar belirlenen performans ile karşılaştırılır. Benchmarking’in sürekli olduğu unutulmamalıdır. Bu nedenle elde edilen sonuçlar yeniden benchmarking’e tabi tutulur. Bu faaliyetler benchmarking yapılan konuda en iyi olana kadar devam eder. “Bunun nedeni; Benchmarking’in sürekli gelişmeyi amaçlaması ve bu nedenle son bulmayan bir süreç olmasıdır.”  Benchmarking sürekli bir gelişim devrimidir.

Geçmişe bakıldığında bir çok benchmarking uygulaması örneklerine rastlanılmaktadır. Ancak kıyaslama tekniği kavramı bugünkü anlamı ile ilk kez 1970’lerin sonu 1980’lerin başında Xerox işletmesinin diğer Japon işletmelerinden öğrenme fikriyle, uygulanmaya başlanmıştır.

1979 yılında Xerox, kıyaslama tekniği uygulamasına, rakipleri tarafından üretilen fotokopi makinelerinin parçalarını söküp inceleyerek başlamıştır.

Xerox, bu parçaların fiziksel bileşimlerinin nasıl yapıldığını değerlendirmenin yanı sıra, üretim maliyetlerini de incelemiş ve rakiplerinin bu ürünleri nasıl daha düşük maliyetlerle ürettiklerini anlamaya çalışmıştır.
Daha sonra Xerox bu uygulamaları kendi üretim sürecine adapte etmiş ve iş planlarında kullanmıştır.

Kıyaslama tekniğinin temelinde, ‘başkalarından öğrenme yoluyla gelişme’ fikri yer alır.
Bu gerçekleştirebilmek için işletmelerin sürekli olarak içinde bulundukları çevreyi incelemeleri; kimin neyi nasıl yaptığını araştırmaları gerekir.